秘密保持契約書, 顧問契約書, 士業, 月1-5件

弁護士業務を効率化する上でクラウドサインは必須です。

弁護士法人ファースト法律事務所 | 弁護士業務を効率化する上でクラウドサインは必須です。
弁護士法人ファースト法律事務所
代表弁護士 藤井 総様

藤井先生のお仕事について教えて下さい。

「世界を便利にしてくれるサービスを生み出すIT企業をサポートする」をミッションとし、SIer、パッケージソフト、ASP、受託開発、ネット関連サービス等、上場企業を含めて約60社と顧問契約を結んでいます。顧問先企業は90%以上がIT企業・IT関連機関ですので、IT企業に特化したリーガルサービスを提供しています。

弁護士法人ファーストの代表弁護士をしており、IT企業をサポートする「IT弁護士.com」の運営も行う他、IT企業向けの書籍の執筆なども行っています。

また、私は旅が好きなこともあって、クラウドシステムを利用して世界中を旅しながら仕事ができるよう業務を効率化させています。

クラウドサインを導入いただく前は、契約取引はどのようにされてましたでしょうか。

従来の契約書締結までのフローには様々な課題があり、契約書の締結までにとにかく手間や時間がかかっていました。

  1. 印刷する手間
  2. 押印する手間
  3. 返送用封筒を作る手間
  4. 郵送用封筒を作る手間
  5. ポストに投函する手間
  6. 顧客に到着するまでに数日かかる
  7. 事務所にいないと一連の作業ができない
  8. 経費がかかる

このように、印刷、押印、封筒作成、投函、回収、保管という契約書締結までの全ての工程に手間がかかり、しかもそれらの工程は、全て事務所にいなければ作業ができませんでした。それに、私だけでなく契約相手先の顧客にとっても、押印や郵送は手間になります。

また、紙の契約書を郵送する場合、到着するにも時間がかかりますし、返送までにも時間がかかります。迅速性が重要な契約書締結に、1週間以上かかる場合もあります。そして何より、印刷代や切手代など、経費がかかります。積み重なれば、決して小さい金額ではありません。

さらに、紙の契約書の場合、保管・管理をするのも手間でした。ファイリング等で整理するのが面倒ですし、ファイルは事務所のスペースを消費してしまう他、出先など必要なときに契約書の内容を確認できないという致命的な欠点があります。事務所にいたとしても、どこに契約書のファイルがあるのか分からず、探すこともあります。これらを解決してくれるのが、クラウドサインでした。

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コスト削減、スピードアップ、保管問題などの問題解決手段

クラウドサインを導入いただいて、契約取引はどのように変わりましたでしょうか。

クラウドサインを導入したことにより、様々な効果が発生しました。

  • 印刷・押印・返送用封筒と郵送用封筒の作成・ポスト投函の手間がなくなる
  • 顧客へ即到着する
  • 事務所にいなくても契約を締結できる
  • 経費が削減できる
  • 顧客の押印、郵送の手間がなくなる
  • 即返送(承認の連絡)がされる
  • 条文変更のやり取りもスムーズ
  • 間違って(顧客控え用も含めて)2部返送されることもない
  • 自動で整理される
  • 事務所のスペースを消費しない
  • 必要な時にその場で契約書の内容を確認できる
  • 探すのも簡単

これまで悩まされていたあらゆる手間がなくなり、契約書完成から締結までのスピードが劇的に早くなりました。1週間以上かかっていた工程が、今では10分もかからないですね。

契約書のやり取りは顧客あってのことだと思いますが、導入はスムーズにいきましたでしょうか。

顧客はクラウドサインに登録していなくても、こちらがクラウドサインで送った契約書を確認し、承認することが可能ですから、極めてスムーズでした。東証一部上場企業も含む顧問先企業に、これまで何度もクラウドサインを利用して契約書を送っており、スムーズに導入まで進んでいます。むしろ先方の手間もなくなりますし、間違って(顧客控え用も含めて)2部返送されるなどのトラブルも無くなりました。

結果として、自分の業務が効率化されただけでなく、顧客満足度もアップしました。