インターネット業, 秘密保持契約書, 雇用契約書, 月11-50件, 業務委託契約書

入社手続きはクラウドサインとSmartHRを使うことで格段に便利になります。

株式会社SmartHR
代表取締役 宮田 昇始様、執行役員 高橋 昌臣様

御社の事業について教えて下さい。

株式会社SmartHRは、社会保険や雇用保険など、労務に関わる手続きを自動化する「SmartHR」というサービスを運営しています。従業員の入退社に伴う各種の手続きに必要な書類を自動作成される他、社会保険や雇用保険の手続きに必要な書類の申請も、役所に出向かずにオンラインで簡単に行うことができます。

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社会保険や雇用保険など、労務に関わる手続きを自動化する「SmartHR」

労務に関するサービスを提供している御社は、従業員の入社手続きをどのように行っていますでしょうか。

「クラウドサイン」と「SmartHR」を活用して、従業員の入社手続きを行っています。

従業員の入社手続きには以下のような手続業務が発生します。

  1. 入社時に必要な基本情報、各種申請に必要な情報を従業員に入力してもらう
  2. 社会保険、雇用保険の資格取得書類など、申請に必要な書類を作成
  3. 役所への申請を行う
  4. プロフィール、社会保険、扶養家族の情報などを保管する
  5. NDA、雇用契約書など契約に必要な書類を作成
  6. 契約書を郵送し、署名・押印の上返送してもらう
  7. 契約書を保管する

このうち、1~4の手続きは「SmartHR」で行い、5~7の手続きはクラウドサインで行っています。

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株式会社SmartHR 代表取締役 宮田 昇始様

クラウドサインとSmartHR両方のサービスを活用することで入社手続きに関する業務が効率化できているのですね。

入社手続きは必要な書類数も多く、必要となる手続きの流れも難しいとの声を多く聞いています。しかし、SmartHRを使えば入社手続きに必要な業務を理解していないお客様でもわかりやすく、簡単に行うことができます。もちろん入社手続き以外にも、社会保険、雇用保険の資格取得書類や、労働者名簿等の各種書類を自動作成することもできます。

もっとも、これらの手続きを簡略化しても、新入社員との契約書は紙で作成する必要がありました。紙の契約書は、作成・郵送などにコストも時間もかかり、締結後の管理も大変でした。クラウドサインはこれらの作業を全てウェブ上で完結することができます。そこで弊社でも、NDAや雇用契約書などの入社に必要な書類をクラウドサインで従業員に対し送付し、契約締結を行っています。

クラウドサインとSmartHRを上手く連携させる方法などありますでしょうか。

SmartHRにはToDoリストを順番にこなすだけで入社手続きが完了する機能があります。弊社では、このToDoの中に「クラウドサインで雇用契約書・NDAなどを送る」という項目を追加することで、漏れなく手続きを進められるようにしています。

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SmartHRのToDoに「クラウドサインで雇用契約書・NDAなどを送る」という項目から手続きを進められる。

弊社のSmartHRとクラウドサインがセットになって、全ての入社手続きが初めてWebだけで完結するようになりました。SmartHRを導入していただいているお客様にも、クラウドサインの利用をお勧めしたいと思っています。