インターネット業, 申込書, 月51-100件, 業務委託契約書, 代理店契約書

3週間かかっていた営業の契約締結がクラウドサインの導入で1週間に短縮!

ベルフェイス株式会社
執行役員 営業本部長 西山 直樹様

インターネット企業として自社の業務効率も最大化するために電子契約を検討

貴社の事業内容について教えてください。

非効率な訪問営業を行う企業に対し、オフィスや自宅にいながら対面と同等の環境で営業が行える「インサイドセールスシステム bellFace」を開発・販売しております。

SkypeやGoogleハングアウトはビデオ会議を身近なものにしましたが、ソフトウェアのインストールやアカウント登録が必要で、社内の打ち合わせには向いていても顧客への提案やサポートには十分に対応できない場合もあるようです。

bellFaceの場合、サービスを提供する弊社のページで発行される“接続ナンバー(注 1)”を顧客と電話でやり取りするだけで、ブラウザ上で映像によるコミュニケーションや、クラウドに保存された資料を表示しながらの提案がすぐに始めることができます。動作環境はブラウザの種類やバージョンを問わず、プラグイン(注 2)も不要なのでITリテラシーが低いお客様とも難なく商談を開始することができます。

(注 1)bellFaceのWebページにアクセスすると4桁の番号が発行される
(注 2)アプリケーションの機能を拡張する追加プログラム

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オフィスや自宅にいながら対面と同等の環境で営業が行える「インサイドセールスシステム bellFace」を開発・販売

貴社の事業のどちらで「クラウドサイン」をご利用いただいていますか。

主に顧客と契約する際のサービス申込書で利用しています。その他に、販売パートナーと締結する代理店契約書で利用しています。最近では、従業員との雇用契約書、およびエンジニアとの業務委託契約書でも利用を進めており、その範囲を広げています。

今では月間50件以上の契約締結をクラウドサインで行っています。事業も順調に拡大していますので、それとともにクラウドサインでの契約も増えていくと思います。

「クラウドサイン」導入前はどのような方法で契約締結をしていましたか。

お問い合わせのあった見込顧客に対して、弊社のツール「bellFace」を利用してオンラインで商談を行います。顧客から申込の意思をもらいましたらエクセルの申込書と利用規約をメールで送信して、利用規約を確認いただいて申込書に記入してもらい、さらに書面を印刷して捺印してもらっていました。

そして、捺印が完了するとPDFで返信してもらう、もしくは郵送またはFAXで送付をしてもらうといった方法で締結をしていました。数週間待って、申込書が戻ってきてようやく契約が締結するというフローでした。

「クラウドサイン」の導入前にかかえていた課題をお聞かせください。

とにかく契約締結に多大な時間がかかることが課題でした。営業は契約業務を隙間時間で対応することが多いので対応が遅くなってしまったり、顧客からの返信も時間がかかるので、締結業務だけで平均して3週間ものリードタイムが発生していました。

また、紙の契約書は「送った、送ってない」といったトラブルが発生したり、紛失してしまうリスクもあり、コンプライアンス上も問題でした。

導入前の課題
  • 契約締結業務に3週間程度かかっていた
  • 紙の申込書を紛失するリスクがあった

これは、売上機会の損失にもつながりますので、解決したいと考えていました。

当社はインターネット企業として業務効率化のためのツールを顧客に提供しているにもかかわらず、申込書をアナログかつ時間のかかる方法で締結していた点に課題を感じていました。

そのため、ホームページの問い合わせフォームを新たに作成するか検討しましたが、時間もコストもかかるため、別の解決方法がないかと考えていました。その一つの選択肢が電子契約でした。

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ベルフェイス株式会社 執行役員 営業本部長 西山 直樹様

クラウドサインの導入で契約締結が1週間に短縮され、最短は2時間で完了!

どのような経緯で「クラウドサイン」を知り、導入に至りましたか。

電子契約のサービスとして以前から知っていましたが、本格的に検討するきっかけとなったのは知人の紹介でした。

契約締結にかかるリードタイムを大幅に短縮でき、かつ低コストで合意締結の仕組みをクラウドで簡単に使えるということで、インターネット企業の当社と相性が良いのではないかと感じました。

まず企業向けのトライアルプランで試した結果、優れた操作性で使い勝手が非常に良かったことが導入の決め手となりました。

また、法律をサービスに扱っている弁護士ドットコムが運営会社ということも、安心してサービスを利用できると感じました。

「クラウドサイン」導入によってどのような効果がありましたか。

かねてより課題となっていた営業のリードタイムが、大幅に短縮されました。以前は、問い合わせから契約が締結するまで平均3週間程度かかっていましたが、クラウドサインを導入してからは最短でなんと2時間、平均しても1週間程度まで短縮されました。

クラウドサインには自分たちで作成した書類のテンプレートを保存する機能があります。今ではクラウドサイン用に申込書のフォーマットに修正しました。営業担当は申込書に事前に必要事項を送れるようになり、受注の申し出から3分程度で申込書を送れるようになりました。

先日に実際あったエピソードとして、午前中に問い合わせのあったお客様と当日16時半に商談を実施、18時半には契約締結までできました。

また、書類をクラウドサインで保管することで、契約管理業務も効率化されました。従来は紙の契約書を全て保管・管理をしていましたが、書類の枚数も増えてきたので契約書を見返す際に探すのが大変でした。時間も工数もかかり、煩雑な作業でしたが、今はクラウドサインの検索機能を利用して簡単に探し出すことができます。

導入後の効果
  • 3週間かかっていた営業の契約締結が約1週間に短縮された
  • 書類をクラウドサインで管理することで紛失リスクがなくなった
  • 契約書管理の業務が効率化された

導入にあたり懸念はありましたか。また導入したところ、どうでしたか。

やはり日本には紙と印鑑の文化が根強いので、ペーパーレス化やコスト削減が実現できると言っても電子契約に対応してくれない企業が多いのではないかと心配していました。しかし、クラウドサインは受信者側がサービスに登録することなく契約締結できるので、これまでに断られたのは僅か数社です。

また、操作が非常に簡単なので従業員もすぐに慣れ、現場にはすんなりと馴染みました。

今後は社内外のあらゆる契約書をクラウドサインで締結できるよう、社内の業務フローを整えていきたいと思っています。