インターネット業, 雇用契約書, 月6-10件, 人材業

契約業務はクラウドサインで一元化! 電子契約で「事業成長」のための時間を創出

株式会社SCOUTER
COO 山田 浩輝様

一人でバックオフィスを運用するために点在する契約業務を一元化する手段がないか検討

貴社の事業内容について教えてください。

当社は、「人事を尽くして天命を変える」というミッションのもと日本初のソーシャルヘッドハンティング「SCOUTER」を運営しています。「SCOUTER」とは、審査を通過したユーザー(=スカウター)が友人知人を企業に紹介することで、報酬を受け取ることができる次世代のキャリア支援サービスです。スカウターはキャリアに課題感をもつ人の良き理解者となり、本当に納得のいく選択ができるようにとことん寄り添ってもらう仕組みを提供しています。

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日本初のソーシャルヘッドハンティング「SCOUTER」を運営

貴社の事業のどちらで「クラウドサイン」をご利用いただいていますか。

現在は、雇用契約書や業務委託契約書などの入社関連書類で利用しております。

当社は「リファラル採用(※)」を積極的に進めております。東京以外に住んでいる求職者を社員から推薦してもらうこともあります。遠隔地の場合は電話などで面接して入社が決定してから、すぐにクラウドサインで雇用契約書を送れるようになり、便利に感じています。

※リファラル採用とは、入社してもらいたい人を社員から推薦してもらい選考する採用手法のこと。

「クラウドサイン」利用前は、どのように雇用契約を締結していたのでしょうか。

クラウドサインの利用前は、入社を希望されている求職者に、毎回オフィスまで来てもらい対面で雇用契約の内容を説明していました。そのために契約書を印刷しておいて、説明した後に必要があれば修正して再度印刷して、互いに契約内容を確認するという手間が発生していました。

そして、内容に納得いただけたら捺印になるのですが、判子を忘れてしまう割合が一定数いたのです。そうすると、改めて日程を調整したり、場合によっては原本を郵送して返してもらったら、互いにとって手間が増えてしまいます。

さらに、契約が締結されてからも業務は続きます。紙の契約書は製本して、所定の保管先にまで持っていく必要があるのです。

契約業務の電子化を検討した背景を教えてください。

常にバックオフィスの業務効率化は考えていました。というのも、私はCOO(chief organization officer)として人事、経理、法務といったバックオフィス業務全般を一人で担当しています。

日々の膨大なタスクを終わらせていかないといけないのですが、情報が点在していると生産性は低下してしまいます。そのため、業務ごとに情報を一元化するために、法務の情報について電子化を検討しました。

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株式会社SCOUTER COO 山田 浩輝様

入社手続きの業務は30%の効率化に成功!新しく生まれた時間を将来のために使う。

どのような経緯で「クラウドサイン」を知り、導入に至りましたか。

インターネットで電子契約のサービスを検索して、クラウドサインを知りました。日本では電子契約が普及段階にあるのか、他に探すことができたのは海外のサービスでした。日本の法律や商慣習にあったサービスはどちらか検討した結果、クラウドサインの導入を決めました。

「クラウドサイン」導入によってどのような効果がありましたか。

大きく2つの効果があったと思います。

一つ目は、入社関連手続きの時間短縮です。それまでの紙と判子での締結業務は内定が決まってから、オフィスに来てもらって雇用契約を締結するという運用で、1週間程度の時間が必要でした。また、判子は厳重に保管されていて私がオフィスにいる時でしか、書類は作成できませんでした。しかしクラウドサインなら、内定を出したタイミングで雇用契約書を送れますので、ほとんどが即日に契約が締結しています。

二つ目は、入社関連手続きの効率化による生産性の向上です。以前よりも30%程度の時間削減になっています。クラウドサインでは簡単に契約書を送信でき、かつ契約が締結されたら自動で保管されます。そのため以前のような印刷、製本、保管という業務がなくなりました。効率化できた分の時間は、事業の成長に必要なサービスの改善など、コア業務に集中できるようになりました。

「クラウドサイン」を利用してみての感想をお聞かせください。

一番は便利に感じている点は、契約の締結から管理まで、情報が一元化されていることです。

先ほども簡単にお伝えしましたが、私はバックオフィス全般を担当しています。以前までは、印刷のためにコピー機まで移動、印鑑を押すために金庫まで移動、保管するために保管場所まで移動のように、動作のたびに点在している物を取りに行く必要がありました。

しかし、クラウドサインの導入後は「契約」に関する情報は、クラウドサインに一元化されています。契約書の送信から締結はもちろんのこと、過去の書類が必要になった際は検索機能を利用してすぐに探せます。

今後の展開など教えてください。

当社は現在(※)、フルタイム社員が10名、業務委託社員が7名で事業を運営しています。これから事業が成長していくと同時に、新規採用が増えていくことでしょう。事業の成長とともに、クラウドサインで雇用契約を締結する数は増えていくと思います。

私は起業前に企業の経営企画部でアルバイトしていたことがあるのですが、普段は契約書が散在しているのに、必要になったら大量の書類を整理しなければならない非効率さを経験しました。あらゆる情報をクラウドサービスで一元化して、生産性を向上させていきたいと考えています。

※社員数は2016年11月現在のもの