インターネット業, 月101-500件, 業務委託契約書

在宅ワーカーと安心して契約締結できる電子契約サービスがクラウドサインでした

株式会社リアルワールド クラウドグループ/マネージャー
株式会社リアルキャリア 事業部長
深澤 智史様

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契約締結までの2週間で生まれる売上機会の損失を防ぐ必要があった

貴社の事業内容について教えてください。

リアルワールドのサービスを通して買い物をしたり、記事を書いて投稿としたりすることでポイントを貯めることのできるクラウドソーシング事業を展開しております。

会員は1,000万人(※)を超えており、派遣や業務委託として在宅ワークで働く機会を提供して自分にあった仕事で活躍いただく「ecorista」、スキマ時間に働いた分をポイントとして獲得できる「CROWD」というサービスを提供しています。

※会員数は2016年11月現在

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ポイントを貯めることのできるクラウドソーシング事業を展開

貴社の事業のどちらで「クラウドサイン」をご利用いただいていますか。

リアルワールドの会員はお仕事掲載サイト「ecorista」を通して仕事に応募し、弊社のコーディネーターが会員と面談した後に、クラウドサインで業務委託契約書、同意書、誓約書の3点を送っています。また、業務委託契約を提携したら、個別発注書を送るという業務の流れとなります。

「クラウドサイン」導入前はどのような方法で契約締結をしていましたか。

クラウドサイン導入前は、面談した後に業務委託契約書、同意書、誓約書の原本を印刷して会員の連絡先に郵送し、捺印してもらった後に郵送で送り返してもらうという運用でした。

事業を立ち上げたばかりでマッチング数が少ない時期はそれでも運用できましたが、事業も成長してきてマッチング数も増加してきて、運用が困難になってきました。

また、マッチングしてから契約締結まで2週間近く必要になっていたのですが、それまで発注してくれた企業側を待たせてしまう事態も起こってしまい、売上の機会損失にもなっていました。そこで、業務の効率化に着手しました。

クラウドサインの導入でマッチング後の離脱防止と、郵送費などコスト削減の両立を実現!

契約業務の電子化を検討した背景を教えてください。

IT企業として、業務の効率化を常に意識しています。契約業務に関して、これまでの契約書類を印刷して郵送するという運用を見直し、電子契約を検討していました。

今では、面談やマッチングをオンラインで商談できるツール「bellFace」を利用して、マッチングしたらすぐにクラウドサインで契約書類を送る運用にしています。

どのような経緯で「クラウドサイン」を知り、導入に至りましたか。

社内にクラウドサインを知っている社員がいて、その社員から紹介されました。

契約書を電子化するにあたって、法的効力の面で不安もありましたが、担当営業の方からの説明で問題ないことがわかりました。

また、クラウドサインの料金プランは安価な月額固定費と送信数ごとの従量金だったのが、導入する上でのポイントになりました。高い固定費用を支払っても運用できなければ無駄な投資になってしまいますが、従量金であればスモールスタートで開始できますので、事業を開始して間もない当社にとっては魅力的でした。

「クラウドサイン」導入によってどのような効果がありましたか。

クラウドサインによって得られた効果は大きく2点あります。

まずは、求職者と仕事がマッチングしてから契約締結するまでの時間が大幅に短縮されたことで、売上の機会損失も防げるようになりました。郵送の時はマッチングしてから契約の締結までに時間がかかりすぎてしまい、途中で離脱してしまう会員の方もいました。今では離脱者は大幅に減っています。

そしてコスト削減です。以前までの印刷して郵送する運用ですと、印刷費、郵送費(切手代など含む)、作業のための人件費などかかってしまいますが、クラウドサインのスタンダードプラン(※)では月額固定費1万円と送信数ごとに50円で済みます。月間の契約締結にかかるコストの半分程度に削減できました。

※2016年11月現在の料金プラン

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株式会社リアルキャリア 事業部長 深澤 智史様

「クラウドサイン」を利用してみての感想をお聞かせください。

クラウドサインを利用してみて、便利だと感じた機能が3つあります。

まず一つは、「アカウント登録」です。仕事を探している方と面談する弊社のコーディネーターにアカウントを付与しているのですが、クラウドサインでは管理者がアカウントの追加を簡単な操作でできます。事業の成長とともに人員も増加しているため、とても便利な機能だと感じています。

次に、「テンプレート」として各種契約書を登録できる点です。コーディネーターがどのように操作しているのか見ながら、氏名や住所、連絡先などの契約書の記入欄を調整しています。調整後のフォーマットをテンプレートに登録することで全員が一斉に新しい契約書を送ることができるようになります。

最後は、「スマホから締結できる」ということです。クラウドサインの特徴として、受信者はクラウドサインに登録していなくても、メールで契約書を受け取ることができ、そして契約の締結までできます。スマートフォンにも対応しているので、在宅ワーカーの多いリアルワールドの会員は自宅にいながら簡単に契約書を確認できるのです。

「クラウドサイン」の導入に懸念点などありませんでしたか?

日本では契約書といえば紙に印刷して判子を押すことが慣習になっていましたので、契約書を受け取る立場の会員から拒否されるのではないかと心配していましたが、拒否する人はいません。心理的な抵抗感を下げるために、コーディネーターは面談後にすぐに契約書類をクラウドサインで送っています。

また、操作性の高い画面になっていますので、クラウドサインで書類を送るコーディネーターも操作に慣れるのが早いのも特徴です。

今後の展開など教えてください。

これまでは会員向けの事業が中心でしたので、個人向けの契約締結にクラウドサインを利用していました。今後は求人企業も増やしていきたいと考えていますので、法人企業との契約締結にもクラウドサインを利用していきたいと考えています。