インターネット業, 月11-50件, 検収書

緊急性の高い案件も、クラウドサインの導入で当日中に締結が可能になりました。

株式会社フルスピード
業務統括本部統括部 副部長 石塚 理恵子様、山内 麻衣様

御社の事業について教えて下さい。

自社開発のAdMatrixDSPをはじめ、リスティング(SEM)や検索エンジン最適化サービス(SEO)を主軸とするSEM事業、アフィリエイト広告やDSP広告をはじめとするアドネットワーク事業などのインターネット広告サービスを総合的に提供する広告代理店として、最近では特に動画広告事業に力を入れています。

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集客から流入後・成約までの一連の流れをトータルプロデュースする広告配信プラットフォーム

クラウドサインを導入いただく前は、契約実務をどのようになされていましたか。

以前までは、ITの分野でありながら、お申込書や検収書などはほぼ紙ベースでのやりとりをしておりました。契約の締結まで2週間程度かかっていたと思います。

営業は受注したら稟議を申請して、さらにお客様に納品書(検収書)を送付と回収まで担当していましたので、その他の重要な業務が後回しになってしまうこともありました。

さらに、回収した書類は、社内で適切な管理をするためにファイリングするといった流れです。

貴社の業務のどちらで「クラウドサイン」をご利用いただいていますか。

クラウドサインを利用して、現在は2種類の契約書類を締結しています。

  • 制作物に対する納品書(検収書)
  • サービス停止のご依頼をいただく解約届

広告配信に必要な素材を自社で作成することが、自社の広告プラットフォームを提供し始めてから多くなりましたが、納品した際にお客様の検収の意味も込めて納品書を回収しています。ただ、納品してすぐ広告配信に素材を使いたいとなると、紙でのやりとりですとどうしても時間がかかってしまいました。

また、解約届については、残念ながらサービスを停止しなければいけなくなった時にいただく内容で、お客様にとっても解約手続きというのはかなり面倒な作業だと思われてしまいます。

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業務統括本部統括部 副部長 石塚 理恵子様

クラウドサインを導入いただいて、どのようなメリットがありましたか。

クラウドサインを利用することで、「リードタイム短縮」と「工数削減」の効果があったと思います。

紙で契約を締結していた際は2週間程度のリードタイムが必要でしたが、クラウドサインでは早ければ当日には契約が締結することができますので、契約締結までの時間は大幅に短縮することができました。また、お客様の中には締結のために送られるメールをすぐに見つけられないことがあるのですが、リマインド機能で書類をワンクリックで再送できるのは便利に感じています。

特に解約届は当月末当月締めで対応していたので、緊急性が高い一方で、締結がスムーズにいかないケースもありました。しかしクラウドサインの導入によって、解約されるお客様の手間にならないのでスムーズに処理ができるようになったと思います。

また、これまでは営業に検収書や解約届の送付をお願いしていましたが、クラウドサインの導入にあわせて、それらの業務を業務統括部に集約しました。それによって、営業の契約業務に使っていた工数が削減されました。

導入の決め手は何でしょうか。

導入の決め手は、紙の管理を少しでも無くせる社内での事例を作るため、また法律的にも要件を満たしているサービスだったことです。

そして、受信者にとっての負担が少なかった点です。他社のサービスも検討したのですが、相手にも同じシステムを導入してもらうケースもあって、負担が大きいと感じました。それに対してクラウドサインは、相手がクラウドサインを導入しないでも契約を締結できるので、スムーズに導入が進むと感じました。

導入はスムーズにいきましたか。

特に問題なく進んだと思います。初めは無料プランでの運用から開始して、徐々に契約締結の件数が増えてきましたので、企業向けのプランに変更しました。運用が定着するように、クラウドサインで契約を締結する対象を分けて進めました。まずは納品書から、その後に解約届で利用するといったステップを踏んでいます。今後は、代理店契約や秘密保持契約書などにも拡大していく予定です。

また、社内でもグループ長や部長などといった役職者に対して勉強会を開始することで、導入がスムーズに進むように工夫しました。

APIもリリースされたことで、社内の管理システムとつなげて、クラウドサインで回収できる対象を増やすことができるのではないかと期待しています。