インターネット業, コンサルティング契約書, 月11-50件, 業務委託契約書

契約締結のリードタイムが7日間短縮され、月間コストも85%削減!

LIFE STYLE株式会社
パートナー事業部 部長 齋木 慎 様

優先度の高い突発的な契約申込に対応できる環境整備が必要だった

貴社の事業内容について教えてください。

LIFE STYLEは、360度VR(注)における撮影プラットフォームを提供するベンチャー企業です。Googleとも連携しており、撮影した静止画はストリートビューとしてGoogleマップに公開する事も可能です。撮影したい企業のニーズと360度撮影で収益化したいクリエイターのニーズがマッチングされる市場を世界的に展開していきます。

主にGoogleストリートビュー事業360°VRプロモーション事業の2つの事業を展開しております。

(注)Virtual Realityの略

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「Googleストリートビュー事業」と「360°VRプロモーション事業」の2つの事業を展開

どのサービスで「クラウドサイン」をご利用いただいていますか。

弊社の提供するソリューションを自社サービスとして取り扱いたい企業様に向けて提供している、「LIFE STYLEパートナープログラム」というパッケージサービスで利用しています。
弊社パートナープログラムに参画いただくと、Googleストリートビューを含む360度VRコンテンツの基礎知識、撮影方法、営業方法を学ぶことができ、事業として収益化するまで一貫してサポートを受けることができます。

 一連の業務の流れを教えてください。

「LIFE STYLEパートナープログラム」では、4つの手順でサービス提供をしております。

  1. 営業:
    新規の潜在需要を掘り起こし、個別説明会や合同説明会を開催しサービスの詳細をご提案いたします。
  2. 契約締結:
    加盟企業と弊社間で、LIFE STYLEパートナープログラム加盟に関する基本契約書をクラウドサインで締結し、同時に初期費用もお支払いただきます。
  3. 研修:
    契約締結後、弊社が開催する研修にご参加いただきます。基礎知識、撮影、営業に関して3日間研修を行い、ノウハウを提供いたします。
  4. サポート:
    研修完了後、企業が収益化できるようにサポートを行います。

「クラウドサイン」導入前はどのような方法で契約締結をしていましたか。

一般的な「紙と印鑑」です。弊社で契約書を2部作成し、加盟企業に対して契約書を郵送し、必要事項の記入および押印の上、1部を返送していただいておりました。

「クラウドサイン」の導入前にかかえていた課題をお聞かせください。

導入前の契約締結業務は、多くの段階に分かれており非常に煩雑なものでした。さらにそれらを少ない人数で行わなければならず、大きな負担となっていました。もちろんこの業務は非常に時間を取られる上、優先度も高い作業になります。
契約のお申込みのタイミングについては一定ではないので、ほぼ全てが突発的に発生します。しかし優先せざるを得ないため、元々別の作業をしている作業者の生産性の低下につながっておりました。
特に代表者の不在も多く、捕まえるには一苦労でした。

クラウドサイン導入によって契約締結業務のスピード化、コスト削減の両立に成功

なぜ紙を止めて電子契約にしましたか。

LIFE STYLEではGoogle AppsやSalesforceを始めとするシステム構築に力を入れており、クラウド上での情報管理を徹底しております。たまたま「契約締結」に関わる部分をクラウド上で管理できるという情報がなかっただけで、良いサービスがあればいつでも導入できる環境は整っておりました。

どうやって「クラウドサイン」を知りましたか。

同業種の交流会で、まず電子契約の存在を知りました。その後、自身で電子契約に関する情報を収集したところクラウドサインを知りました。

なぜ他のツールではなく、「クラウドサイン」を選びましたか。

商談の際にクラウドサインを利用した契約締結までの一連の流れをデモンストレーションで見せてもらいました。契約のスピードが上がり、さらにコストも削減できると感じました。さらに、UIが見やすく高い操作性のため、利用もすぐに慣れると感じました。

クラウドサイン導入の決め手

  1. 契約締結のスピードアップ
  2. コスト削減(人的コストを含む)
  3. シンプルな操作性で使いやすい

「クラウドサイン」導入によってどのような効果がありましたか。

クラウドサイン導入によって2つの効果を得られました。

契約締結までのスピードアップ

「紙と印鑑」での契約を締結していた時は返送まで約11日程度もかかっていましたが、クラウドサインを導入してからは契約締結まで約4日で済むようになったので、7日間ほど短縮できました。
これまで契約書を発行するのに数時間を要していましたが、クラウドサインではPDFデータをアップロードするだけなので発行業務がなくなりました。
また、クラウドサインはワークフロー機能も実装されているので、契約書のドラフト作成と事業部長チェックを行う必要が無くなり、さらに、代表不在の場合も遠隔で承認を得ることができるようになり、加盟企業への契約書の送付も格段にスピードが上がりました。今では契約関連業務の全てをクラウド上で行うことができています。

コスト削減

契約締結のスピード化と合わせて、契約締結業務にかかる費用も大幅に削減できました。印刷代やレターパック代、印紙代などが、クラウドサインの導入のよって約85%削減されました。

「クラウドサイン」の便利な点、気に入っている点があれば教えてください。

契約書をチェックする人間が遠隔にいても確認ができ、チェック後はそのまま次のステップへ進めるところが非常にスムーズです。また、送付済みで先方確認中の書類は開封状況などのステータスを確認することができます。実際に加盟企業が開封しているか否かもすぐに確認ができるので、営業サイドとしてはアクションを起こしやすいですね。
さらに、操作が非常に簡単で、すぐに馴染むことができました。むしろ自身の生産性を上げることができるので積極的にマニュアルに落とし込んでいます。

導入にあたり懸念はありましたか。また導入したところ、どうでしたか。

加盟企業に関しては、IT企業ばかりでないことから必ずしもリテラシーの高い企業ばかりではないので、そもそも電子契約サービスが受け入れられるかどうかが懸念点でした。

しかし実際にクラウドサインで運用を開始して、クラウド上での契約締結に対して懸念を持たれている加盟企業は1社もいません。

最後にクラウドサインを導入してみた感想や、今後の展望について教えてください。

このような便利なサービスは徹底的に使い倒さないと意味がないと思いますので、部署問わず利用できるシーンには積極的に利用していきたいと考えております。今後は加盟企業への月々の請求業務でも運用を検討したいです。

また、当初からクラウドサインのAPIを利用して社内のシステムと連携できると聞いておりましたので、更に業務効率化を図っていければと考えております。