インターネット業, 月11-50件, 業務委託契約書

契約業務における「スピード化」、契約書の「検索性」の両立が導入の決め手

株式会社オックスコンサルティング
代表取締役 原 康雄様

契約締結の遅れは顧客にとっても大きなデメリットでした。

貴社の事業内容について教えてください。

当社は、「泊まる」をキーワードに四つの事業を展開しております。

一つ目がメディア事業です。民泊・ホテル・旅館の全てが分かる、日本最大級の情報サイトを運営しています。
二つ目が、投資家などが保有するホテルや旅館、民泊物件の運営代行サービスです。
三つ目が、マーケティングデータの販売です。物件データを独自の技術で毎日収集・分析し、民泊物件の運用や戦略立案・民泊事業参入に向けた情報を提供しています。
最後に、ホテルや民宿を対象にした人材紹介、求人メディアのサービスです。

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株式会社オックスコンサルティングでは「泊まる」をキーワードに四つの事業を展開

貴社の事業のどちらで「クラウドサイン」をご利用いただいていますか。

クラウドサインを最も利用しているのが、運営代行サービスの事業です。弊社に代行を依頼されるお客様の中には、賃貸で物件を借りている場合もあります。お客様としては1日でも早く、弊社に宿泊施設の運営を代行したいというニーズがあります。賃貸料金だけがかかり、稼働しない期間がもったいないですからね。契約締結をスピード化できるクラウドサインはとても有効だと思います。

「クラウドサイン」導入前はどのような方法で契約締結をしていましたか。

クラウドサインの導入前は、「紙と印鑑」で業務委託契約を締結していました。弊社とお客様で保管する原本の作成のため2部印刷して捺印し、郵送します。そして、お客様から原本が返送されたら契約が締結されますので、締結までに1〜2週間はかかりました。

「クラウドサイン」の導入前にかかえていた課題をお聞かせください。

お客様はすぐにでも弊社に運営を任せたいがために、「1日でも早く業務委託契約書を送ってほしい」と連絡をいただくこともありました。ときには、「業務委託契約を締結する前に運営を始めてほしい」と言われることもあったのですが、応じることは当社にとって大きなリスクになってしまいます。

運営代行はホテルや民宿を預かってもすぐに始められるものではありません。内装レイアウト・備品のチェック、英語・中国語などに多言語対応した各種案内、そして集客のためのウェブサイトを準備する必要があります。

仮に契約締結前に準備を始めたとして、もし契約に至らなかった場合は、これらの経費・人件費は弊社の負担になってしまいます。事業を運営する立場としては早急に解決しなければならないと思い、解決策を探しました。

クラウドサイン導入で契約締結のリードタイムは1/4に短縮!
自社のみならず顧客にとってもメリットが大きかった

どのような経緯で「クラウドサイン」を知り、導入に至りましたか。

情報を収集している中で、クラウドサインのことを知りました。当時、弊社の抱える課題を解決できそうなサービスはクラウドサインだけでした。まずはフリープランで試してみて、現在は企業向けプランを利用しています。

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株式会社オックスコンサルティング 原 康雄様

「クラウドサイン」導入によってどのような効果がありましたか。

一番大きな効果は、契約締結の期間が短縮されたことです。従来の1/4には短縮されたと思います。クラウドサインを導入してからは、営業の商談がまとまり次第すぐに業務委託契約書を送り、契約締結することができるようになりました。1日でも早く運営代行の準備を進めることはお客様の負担を軽減するのに加え、当社のコンプライアンス強化にもつながるので、両者にとってもメリットしかありません。

導入にあたり懸念はありましたか。

一番の懸念は、電子契約での契約の締結にお客様が同意してくれるか、でした。クラウドサインの導入前に、電子契約での契約に同意いただけるかどうかを複数のお客様にヒアリングさせていただきました。その結果、ほとんどのお客様に同意いただけるようでしたので、クラウドサインの利用を決断しました。

クラウドサインを導入してからは、お客様から営業宛に、操作方法について問い合わせを受けることもあります。そのため、しっかりと説明できるように社内でのクラウドサインの理解も徹底しました。

その他の懸念としては電子契約の法的証拠力でしたが、しっかりと調べた上で問題ないと判断し、かつ、クラウドサインは法律を軸にした事業を展開している弁護士ドットコムが提供しているサービスということもあって、安心感もありました。

導入してからの感想をお聞かせください。

契約業務における重要な点が「スピード」と「検索」だと思います。クラウドサインでよく利用する機能が、契約書の検索です。紙の契約書の場合、件数が増えれば増えるほど管理が複雑になります。しかしクラウドサインでは、一つのシステムに全て保管されており、検索すればすぐに過去の契約書を参照できますので、とても便利に活用しています。