インターネット業, 月11-50件, 業務委託契約書

契約業務における「スピード化」、契約書の「検索性」の両立が導入の決め手

株式会社オックスコンサルティング
代表取締役 原 康雄様

契約締結の遅れは顧客にとってもコスト負担のデメリット

貴社の事業内容について教えてください。

当社は、「泊まる」をキーワードに4つ事業を展開しております。

一つ目がメディア事業です。民泊、ホテル・旅館の全てが分かる日本最大級の情報サイトを運営しています。
二つ目が、投資家などが保有するホテルや旅館、民泊物件の運営代行サービスです。
三つ目が、マーケティングデータの販売です。物件データを独自の技術で毎日収集・分析し、民泊物件の運用や戦略立案・民泊事業参入に向けた情報を提供しています。
最後に、ホテルや民宿を対象にした人材紹介、求人メディアのサービスです。

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株式会社オックスコンサルティングでは「泊まる」をキーワードに4つの事業を展開

貴社の事業のどちらで「クラウドサイン」をご利用いただいていますか。

クラウドサインを最も利用しているのが運営代行サービスの事業です。弊社に代行を依頼されるお客様の中には、賃貸で物件を借りている場合もあります。弊社と契約が締結する前にも賃貸料金はお客様が負担することになるため、お客様としては1日でも早く弊社に運営を代行したいというニーズがあり、契約の締結をスピード化できるクラウドサインはとても有効だと思います。

「クラウドサイン」導入前はどのような方法で契約締結をしていましたか。

クラウドサインの導入前は、「紙と印鑑」で業務委託契約を締結していました。弊社とお客様で保管する原本の作成のため2部印刷して捺印し、郵送します。そして、お客様から原本が返送されたら契約が締結されますので、締結までに1〜2週間はかかりました。

「クラウドサイン」の導入前にかかえていた課題をお聞かせください。

お客様は賃貸料を払っているので早く運営を弊社に任せたいということもあり、1日でも早く業務委託契約書を送って欲しいと連絡をいただくこともありました。ときには、業務委託契約を締結の前に始めて欲しいと言われることもあったのですが、それは当社にとって大きなリスクになってしまいます。

運営代行はホテルや民宿を預かってもすぐに始められるものではなく、内装レイアウト・備品チェック、英語・中国語・日本語といった多言語対応した宿泊施設の使い方など各種ガイドライン、そして集客のためのウェブサイトを準備する必要があります。

契約締結前に準備を始めても、もし契約に至らなかった場合は、これらの経費・人件費は弊社の負担になりますので、事業を運営する立場としては早急に解決しなければならないと思い、解決策を探しました。

クラウドサイン導入で契約締結のリードタイムは1/4に短縮!
自社のみならず顧客にとってもメリットが大きかった

どのような経緯で「クラウドサイン」を知り、導入に至りましたか。

情報を収集している中で、クラウドサインのことを知りました。当時に当社の抱える課題を解決できそうなサービスはクラウドサインだけだったので、まずはフリープランで試してみて、現在は企業向けプランを利用しています。

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株式会社オックスコンサルティング 原 康雄様

「クラウドサイン」導入によってどのような効果がありましたか。

一番大きな効果は、契約締結の期間が短縮されたことです。従来の1/4には短縮されたと思います。クラウドサインを導入してからは営業の商談がまとまったら、すぐに業務委託契約書を送り、そして契約を締結することができるようになりました。1日でも早く運営代行の準備を進めることはお客様の負担を軽減するのに加え、当社のコンプライアンス強化にもつながるので、両者にとってもメリットしかありません。

導入にあたり懸念はありましたか。

一番の懸念は、電子契約での契約の締結にお客様が同意してくれるかでした。クラウドサインの導入前にお客様に電子契約での契約に同意いただけるかヒアリングさせていただき、多くは同意いただけるようだったので、クラウドサインの利用を判断しました。

クラウドサインを導入してからは、お客様から同意の操作方法など営業に問い合わせいただくこともあり、しっかりと説明できるように社内でのクラウドサインの理解も徹底しました。

その他の懸念としては電子契約の法的証拠力でしたが、しっかりと調べた上で問題ないと判断し、かつクラウドサインは法律を軸の事業を展開している弁護士ドットコムが提供しているサービスということもあって、安心感もありました。

導入してからの感想をお聞かせください。

契約業務における重要な点が「スピード」と「検索」だと思います。クラウドサインでよく利用する機能が、契約書の検索です。紙の契約書の場合、件数が増えれば増えるほど管理が複雑になります。しかしクラウドサインでは、一つのシステムに全て保管されており、検索すればすぐに過去の契約書を参照できるのは、とても便利だと感じています。