基本契約書, 月11-50件, 不動産業

煩雑だった契約書類の管理も、クラウドサインで一元化することができました。

株式会社インクルードデザイン
宮本 久美子 様

シェアオフィスの入居希望者の契約を簡単にできるサービスがほしかった

貴社の事業内容について教えてください。

大きく2つの柱があります。ひとつは、インテリア・グラフィック・ウェブと幅広い領域を手がけるデザイン事業。
もうひとつは、シェアオフィス事業です。オフィス設計のノウハウを活用しながら自社でシェアオフィスの企画・運営をしており、今は渋谷と代々木に2拠点でシェアオフィス事業を進めています。
昨今は、企業の在り方やお客様のニーズが多様化しています。
トレンドに左右されない、普遍的な快適さをもたらすこと。お客様とともにあるデザインを提供することを、大切に考えています。
(企業URL:https://include.bz

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トレンドに左右されない、普遍的な快適さをもたらし、お客様とともにあるデザインの提供を大切にしています。

クラウドサインを導入いただく前は、契約実務をどのようになされていましたか。

当社でとりかわす契約で最も多いのが、運営するシェアオフィス事業での入居を希望される企業様との契約です。
クラウドサインを導入する前は、対面での契約手続きに手間がかかっていました。
まず、入居希望の方に内見にお越しいただき、申込書等の必要書類をご案内。メールか郵送で必要書類をご提出いただき、当社で審査をさせていただきます。審査通過後に、再度ご来所いただき、対面にて、契約書の取り交わしをお願いしていました。
ですが、オフィスへお越しいただく日程を調整した上で契約をかわしていたので、遠方にお住まいの方やお忙しい方ですと、なかなかお越しいただく日程が決まらず、契約まで長期間を要してしまい、その間に入居を希望されていた方が他のシェアオフィスと契約を決めてしまう場合もありました。

さらに、締結した契約書の管理は原本に割り印を押して指定の場所に保管しておりましたので、保管コストも事業の拡大にあわせて増えていきます。当初は渋谷だけで運営していたシェアオフィスを、代々木にも開設したことで、契約書の管理には悩んでいました。それというのも締結した書類はそれぞれのオフィスで保管していたので、もし契約書を探すとなると拠点間を移動しなければならなかったのです。

それらの課題を解決するために、従来の紙と印鑑での契約方法がないかと考えている時に、たまたまクラウドサインを知りました。SNS上でクラウドサインの評判を知って、すぐに担当営業に来てもらってクラウドサインの説明や操作画面を見せてもらい導入を決めました。

1週間かかっていた契約業務が、たった1日まで短縮!

クラウドサインを導入いただいて、どのようなメリットがありましたか。

クラウドサイン導入前は日程の調整からオフィスにお越しいただいて契約が締結するまでに1週間程度はかかっていました。

しかし今ではオフィスまでお越しいただかなくとも契約を結べるようになったので、ほとんどの契約が半日から1日で完了するようになりました。

また、契約書を受信する側はスマートフォンでも書類の内容を確認して合意の締結まで操作できます。そのため移動中であってもメールを受信できる環境であれば締結ができますので、スムーズに契約の締結まで完了してしまいます。

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株式会社インクルードデザイン 宮本 久美子様

クラウドサイン導入前までは締結した書類の原本を拠点ごとに保管するという面倒もありましたが、いまはクラウド上で1箇所に契約書を保管できるようになったことで、管理の手間が減った点も大きなメリットです。

導入はスムーズにいきましたか。

元々ペーパーレス化を目指していたことと、シェアオフィスの拡大にともなってもあり、導入に関しては前向きでした。またサービスを運営しているのが弁護士ドットコム株式会社ということも安心感がありました。

導入に関してもスムーズに進み、クラウドサインからのメールを見過ごしていた等のケースはあるものの、リマインド機能(※)で解決できますので問題なく運用しています。

※書類を送信してから先方の対応待ち時間が長くなった際、再度確認依頼メールを送信してリマインドをすることができます。