基本契約書, 月11-50件, 不動産業

煩雑だった契約書類の管理も、クラウドサインで一元化することができました。

株式会社インクルードデザイン
宮本 久美子様

シェアオフィス入居希望者の契約を簡単にできるサービスがほしかった

貴社の事業内容について教えてください。

大きく二つの柱があります。ひとつは、インテリア・グラフィック・ウェブと幅広い領域を手がけるデザイン事業。
もうひとつは、シェアオフィス事業です。オフィス設計のノウハウを活用しながら、自社でシェアオフィスの企画・運営をしています。今は渋谷と代々木の2拠点で、シェアオフィス事業を進めています。
昨今は、企業の在り方やお客様のニーズが多様化しています。
トレンドに左右されない、普遍的な快適さをもたらすこと。「お客様とともにあるデザイン」を提供することを、大切に考えています。
(企業URL:https://include.bz

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トレンドに左右されない、普遍的な快適さをもたらし、「お客様とともにある」デザインの提供を大切にしています。

クラウドサインを導入いただく前は、契約実務をどのようにされていましたか。

当社でとりかわす契約で最も多いのが、運営するシェアオフィスへの入居を希望される企業様との契約です。
クラウドサインを導入する前は、対面での契約手続きに手間がかかっていました。
まず、入居希望の方に内見にお越しいただき、申込書等の必要書類をご案内。メールか郵送で必要書類をご提出いただき、当社で審査をさせていただきます。審査通過後に、再度ご来所いただき、対面での契約書の取り交わしをお願いしていました。
そのため遠方にお住まいの方やお忙しい方ですと、なかなかお越しいただく日程が決まらず、時間が経ってしまいます。その間に他のシェアオフィスと契約を決めてしまわれる場合も多々ありました。

また、締結した契約書は原本に割り印を押して指定の場所に保管しておりましたので、事業の拡大にあわせて保管コストが増えていきます。当初は渋谷だけで運営していたシェアオフィスを代々木にも開設したことで、契約書の管理方法には悩んでいました。というのも、締結した書類はそれぞれのオフィスで保管していたので、もし契約書を探すとなると拠点間を移動しなければならなかったのです。

それらの課題を解決するため、従来の紙と印鑑以外での契約方法がないかと考えているときに、たまたまクラウドサインを知りました。SNS上でクラウドサインの評判を知り、すぐに担当営業に来てもらってクラウドサインの説明や操作画面を見た上で、導入を決めました。

1週間かかっていた契約業務が、たった1日まで短縮!

クラウドサインを導入いただいて、どのようなメリットがありましたか。

クラウドサイン導入前は、日程の調整からオフィスにお越しいただいて契約が締結するまでに、1週間程度はかかっていました。

しかし今ではオフィスまでお越しいただかなくとも契約を結べるようになったので、ほとんどの契約が半日から1日で完了するようになりました。

契約書を受信する側は、スマートフォンからでも書類の内容を確認し、合意の締結まで操作できます。そのためメールを受信できる環境にさえいれば、移動中であっても契約締結ができるのがいいですね。

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株式会社インクルードデザイン 宮本 久美子様

クラウドサイン導入前は締結した書類の原本を拠点ごとに保管するという面倒もありましたが、今はクラウド上で1箇所に契約書を保管できるようになりました。管理の手間が減った点も、大きなメリットです。

導入はスムーズにいきましたか。

元々ペーパーレス化を目指していましたし、シェアオフィスの拡大の流れもあり、導入に関しては前向きでした。また、サービスを運営しているのが弁護士ドットコム株式会社ということにも安心感がありました。

導入に関してもスムーズに進みました。クラウドサインからのメールを見過ごしていた等のケースはあるものの、リマインド機能(※)で解決できますので問題なく運用しています。

※書類を送信してから先方の対応待ち時間が長くなった際、再度確認依頼メールを送信してリマインドをすることができます。