インターネット業, 月11-50件, 業務委託契約書

契約業務の効率化と進捗管理の可視化をクラウドサインで実現

株式会社はてな
コーポレート本部 人事・総務部 総務チーム マネージャー 犬塚 佳恵様

契約数の増加と共に現場の負担と、進捗確認の手間が増加

貴社の事業内容について教えてください。

ユーザーがコンテンツを発信・流通できるプラットフォームを提供している「コンテンツプラットフォーム」、企業のマーケティング活動を支援する「コンテンツマーケティング」、はてなサービスで培ったノウハウを企業向けに展開する「テクノロジーソリューション」の3つの軸でサービスを展開しています。

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「コンテンツプラットフォーム」「コンテンツマーケティング」「テクノロジーソリューション」の3つの軸でサービスを展開

貴社の業務のどちらで「クラウドサイン」をご利用いただいていますか。

クラウドサインを利用しているのはコンテンツマーケティングサービスになります。当社では企業向けオウンドメディアCMS「はてなブログMedia」の提供に加え、編集チームによるオウンドメディアの記事制作にも取り組んでいます。記事を制作する際に、編集プロダクションさんやライターさん、ブロガーの方々にご協力いただく場合は、業務委託契約を締結しているのですが、その契約の際にクラウドサインを活用しています。

クラウドサイン導入前は、契約実務をどのようにされていましたか。

クラウドサイン導入前は全て紙で締結していました。押印に関して社内で承認を得たのち、印刷して押印していたのですが、積み重なると作業量が増えていってしまう仕組みになっていました。

社内での準備が終わったら、送付状と共に契約するブロガーさんやライターさんにお送りするのですが、双方の印鑑が押された契約書が戻ってくるまでに1週間前後はかかっていました。ライターさんやブロガーさんなど、個人の方とのご契約であることもあり、回収までに時間がかかってしまうケースが多々ありました。また、複数の案件が同時に進行している際は、締結までのステータスを社内で確認するのが手間になっていました。

契約業務が多くなってきていたことで、契約に関わる法務や編集の負担を軽減させるためにも、外部サービスを利用して業務を効率化できないかと検討し始めました。

紙での押印・郵送の手間が無くなり、ステータスを可視化できたことで進捗確認の手間も削減

どのような経緯で「クラウドサイン」を知り、導入に至りましたか。

クラウドサインを知っている社員がいまして、紹介してもらいました。導入するにあたって、はじめに個人事業主向けのフリープランで操作性など検証しました。弁護士ドットコムさんが運営しているという安心感もありましたし、セキュリティ面でも問題ないと判断したので、スムーズに運用を開始することができました。

ブロガーさんやライターさんには、弁護士ドットコムさんが用意している受信者用の操作ガイドを送ることで、スムーズに契約締結できています。

「クラウドサイン」導入によってどのような効果がありましたか。

大きく2点の効果を実感しています。

1点目は、契約締結までのスピードです。社内承認後に印刷・押印・郵送の作業があり、その後返送されるまで1週間程度はかかっていました。クラウドサインではメールで関係者に通知が届くので、社内での押印も不要になり、契約の締結は格段に早くなりました。もちろん、紙での印刷も不要です。

次に、進捗管理がタイムリーにできるようになったことです。クラウドサインでは管理画面から送信した契約書が一覧で見られますし、各契約書が誰に届いているのか、開封されているかまで確認できます。ステータスの把握にかかっていた手間から解放されました。