インターネット業, 申込書, 月51-100件, 業務委託契約書

紙の契約書にかかっていた時間がクラウドサインで90%削減されました。

株式会社PR Table
代表取締役 大堀 海様

もっと重要な業務に時間を使いたいと感じていました。

貴社の事業内容について教えてください。

企業・団体のPRを支援する「PR Table」というサービスを提供しています。

PRというとプレスリリースのイメージが強いかと思いますが、弊社は「ストーリー」に着目しています。
ストーリーは、「プレスリリースで発表するほどでもないけど、会社やメンバーに関するちょっといい話」と定義しております。例えば、創業時のエピソードや事業・プロダクト開発に対する想い、社員の入社背景、社内制度の導入背景などですね。

そういった「ちょっといい話」の作成・公開できるプラットフォームと、作成サポートを行うサービスを提供しています。
企業さんには主に会社のブランディングや採用広報、インターナルコミュニケーションを目的としてご活用いただいています。

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「ちょっといい話」の作成・公開できるプラットフォームと、作成サポートを行うサービスを提供

どのサービスで「クラウドサイン」をご利用いただいていますか。

クラウドサインを利用しているのはストーリーの作成サポートサービス時になります。
当社では「ストーリー」を作成する際、外部ライターさんや編集者さんと秘密保持契約を結んでおり、そこでクラウドサインを利用しています。
また、サービスをお申し込みしていただいたお客様と交わす申込書にもクラウドサインを利用しています。

「クラウドサイン」の導入前にかかえていた課題をお聞かせください。

クラウドサインを導入する前は、全て紙の契約書を利用していました。その際は、とにかく時間がかかってしまうことが課題でした。
例えば、

  • 書類を2部印刷する
  • 製本する
  • 割印を押す・捺印する
  • 切手を貼って封筒に入れる
  • ポストに投函し郵送する

といった非常に煩雑な業務があります。これらは1通送るためにどうしても10分程度の事務作業が発生します。

会社の立ち上げ当初はこれらの業務を私が担っており、もっと重要な業務に時間を使いたいと感じていました。また、これらの作業は何より手間がかかり面倒です。何か効率化できる方法は無いかと考え、探していました。

どうやって「クラウドサイン」を知りましたか。

弊社は株式会社キャスターのCasterBizというサービスを利用しています。このサービスの申し込みの際にクラウドサインで契約書が送られてきて、締結したのがきっかけです。こんなにも便利なものがあるのかと驚き、すぐに問い合わせをしました。

なぜ他のツールではなく、「クラウドサイン」を選びましたか。

導入前に他のツールと比較検討は特にしませんでした。
国内で最も普及していて、すぐに利用開始でき、契約書としても法的効力の点で安心感があるため、クラウドサインの導入を決めました。
弊社は契約の数が多いので、金額で印紙代や郵送代などの直接的なコストのみでなく人件費などの間接的なコストを考えたら、明らかにクラウドサインを使ったほうがいいと思いました。

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株式会社PR Table 代表取締役 大堀 海様

「クラウドサイン」導入によってどのような効果がありましたか。

紙の契約書と比べると、時間が圧倒的に短縮されました。
紙でやると10分程度かかっていた工程がたった1分間程度の送信作業で完了させることができるので、かかっていた時間が今までの約10分の1になりました。
ライターさんたちが記入して捺印して郵送するという手間を省くことができるのがありがたいです。フリーのライターさんとの契約も多いのですが、彼らは様々な業務を全て自分で行うため忙しく、紙の契約書だと負担になります。そのような方々の負担を軽減できているため喜ばれます。

「クラウドサイン」の便利な点、気に入っている点があれば教えてください。

まず、紙と比べてストレスがないです。楽だし、時間もかかりません。
紙の場合は郵送が完了してからも、先方に署名捺印をしてもらい、封筒に入れて返送、こちらに到着して全ての締結業務が完了するまで平均して1週間程度は時間がかかります。場合によっては不備戻りなどでこれを2往復することもあります。これがクラウドサインだと早くて一瞬で終わることもあります。これは相手に工数をかけさせないからだと思います。
いくらWebサービスでもログインや会員登録など色々やらないといけないのは面倒ですが、こちらで契約書を作成して送信さえすれば相手は必要な項目を入力して同意するだけなのがいいですね。

また、従来の紙の契約書は、枚数が増えてくるとどうしても紛失するリスクもあります。しかし、クラウドサインを導入してそのリスクが一切なくなったのは、コンプライアンス強化の観点からも非常に良かったと思っています。あとは紙を保管する場所をとる必要がなくなったのも良かったです。
時間的な部分でも機能的な部分でもクラウドサインはとても便利で気に入っています。

その他に懸念はありましたか。導入したところ、どうでしたか。

きちんと法的根拠があって、それが証拠として認められるのかどうかが懸念材料でした。
もちろん便利なサービスであることはトライアルを使っていて知っていたので、絶対導入したほうがいいと解っていましたが、それが後々法的効力がないということにならないのか、という一点のみです。しかしその点は運営企業が弁護士ドットコムさんなので、安心して利用できています。