アプリ開発・運用事業, 秘密保持契約書, 月101-500件

紙だとできない「一括処理」がクラウド化により実現。70倍速の効率化です!

株式会社メルカリ
コーポレートプランニンンググループ 小倉 みゆき様

単純で定型的とはいえ、少人数で大量の入社書類を発行し回収するのは、大きな負担でした

貴社の事業内容について教えてください。

弊社は、ダウンロード数7500万、月間流通額100億円超を誇る日本最大のフリマアプリ「メルカリ」を開発・運用しています。

case_mercari_image1

月間流通額100億円超を誇る日本最大のフリマアプリ「メルカリ」

世の中では多くのモノ・サービスが生産・販売されていますが、誰かには価値があるのに捨ててしまうなど地球資源の無駄になっていることが多いと私たちは考えています。「捨てる」を無くすために、個人間で簡単かつ安全にモノを売買できるフリマアプリサービスを立ち上げ、現在は、日本とアメリカ、そしてイギリスで展開をしています。

「新たな価値を生みだす世界的なマーケットプレイスを創る」
Create value in a global marketplace where anyone can buy & sell

このミッションのもと、「メルカリ」に加え、地域コミュニティアプリ「メルカリ アッテ」、本・CD・DVD特化フリマアプリ「メルカリ カウル」、ブランド品特化フリマアプリ「メルカリ メゾンズ」なども開発・運用しており、2018年には新サービスの自転車シェアリング事業「メルチャリ」の提供開始も予定しております。

どのように「クラウドサイン」をご利用いただいていますか。

現在クラウドサインを利用しているのは、コーポレートのPayroll Teamです。

入社時の誓約書や機密保持誓約書、グループ会社への出向通知兼同意書などを、紙からクラウドサインに移行しました。

クラウドサインを使えば、

  1. クラウドサイン上で契約書を一括作成&一括送信*
  2. 受信者(従業員)は契約書を確認したら、名前を記入し承諾ボタンを押す

この2ステップで完了します。
一度フォーマットの設定をしてしまえば書類作成から送信までにかかる時間は5分ほどです。
*一括作成・送信機能について詳しくはこちら

「クラウドサイン」導入の効果をおしえてください

Payroll Teamが担当する業務には、入退社・出向手続き、社会保険手続き、勤怠締めや給与計算など、多種多様な業務があります。なかでも、月初は業務が集中するタイミングであり、時間的な拘束が負担になっていました。

今回、クラウドサインを導入したことで、契約手続きにかかる作業が大幅に削減され、業務の効率化が実現できました。

  1. 書類を一人分ずつエクセルで作成、ワードで清書化し、プリントアウト
  2. 紙出しした書類一枚ずつに捺印、それぞれ各個人用に必要書類をファイリング
  3. 書類を渡し、説明・同意(捺印)していただくための面談時間設定
  4. 面談
  5. 捺印済みの書類を管理規則に従い、保管

上記が従来のフローでしたが、書類が一括作成可能となったため作成時間が大幅に削減され、紙出し、捺印、ファイリング、面談の設定・実行などの工程が不要となりました。契約書作成から送信までは最短5分ほどで完了できるため、紙の契約書だった際に一人分にかかっていた工数で約70人分を完了できるほどに業務時間が削減されました。

また、以前は従業員が必要書類をPayroll Teamの席に取りに来る必要があったため、オフィス内の移動で5~10分を要しましたが、その手間を省けるようになったことも嬉しい効果です。
また、新入社員の人に「契約書が紙じゃないなんて、進んでますね!」と言われることもあります。IT技術を活用した取り組みは会社全体としても推進しており、引き続き様々な業務を改善していきたいと考えています。

case_mercari_image2

株式会社メルカリ 小倉みゆき様

「クラウドサイン」の導入前にかかえていた課題をお聞かせください。

課題は大きく二つです。
一つ目は、弊社は毎月30名強の入社があり日本国内だけで従業員数が600名を超えました。それにより従業員との書類のやり取りは比例して増加し、Payroll Teamの負荷も増えていました。。

特にシフト制勤務の従業員に関しては、シフトを調整した上で面談を設定し、ひとりずつ対面で書類の説明を行うのは大きな負担でした。
また、印鑑を忘れた場合は別日に回収したり、提出を促す必要があったり、とにかく対面かつ紙でのやりとりを必要とする形式では、無駄が多くなりがちでした。
もう一つの課題は、各拠点からの書類の集約と管理です。
弊社は、国内では東京オフィスの他に、仙台、福岡にオフィスがあり、東京オフィス以外で締結した書類は東京に郵送し、Payrall Teamの担当が個別に手作業でファイリングしていました。

また海外に出向している社員との書類締結の場合は一時帰国のタイミングでしか面談できないため、書類の締結まで1ヶ月以上かかることもありました。

こういった課題を解決するために従来の紙の契約をやめて電子契約の導入を検討することにしました。

電子契約サービスを選ぶ際の選定基準はどのようなものでしたか?

  • インターフェースがわかりやすい
  • サービス提供会社の柔軟性や対応速度

この2点を特に重視して、導入するツールの検討を行いました。
最も重要視したのは、利用者が感覚的に理解して使用することができるかどうかという点です。
導入しても結局使われないツールに意味はありません。誰もが簡単に使えるツールであることは重要なポイントでした。

クラウドサインの他に、他社サービスも検討比較しましたが、
決め手となったのは2つ目の条件として持っていた「サービス提供会社の柔軟性や対応速度」です。

機能要望を伝えれば、すぐにサービスに反映されたり、プロダクトの開発スケジュールに組み込まれたり、コミュニケーションのスピードや対応の速さに驚きました。これはスタートアップならではの特徴だと思います。大きな会社の場合、機能要望に対して「開発チームに相談します」という回答を得てから、1年以上動きが見られないこともあります。

使いながらリアルタイムでプロダクトの改善がされていく、一緒に良くしていける、という魅力は大きな決め手になりました。

「クラウドサイン」を実際に使ってみて評価できる点は?

一番は一括送信機能ですね。同じ類型の書類を大人数に送る際には、一括送信機能を使えば個別に変えたい情報(氏名や条件など)をCSVで流しこむだけで全員分の書類が完成するので、あとは送信するだけです。

そのほかに進捗状況を簡単に確認でき、未締結者にボタン一つでリマインドメールを送れるのもとても便利な機能です。
以前は締結状況の進捗管理を別で行う必要がありましたが、クラウドサインを導入してからはシステム内で管理でき、とても手軽になりました。
更に、現在はメールで利用者に通知されますが、社内公用ツールであるSlackに確認依頼のメッセージやリマインドが通知されるようになることを期待しています。

また、チャットで気軽に質問でき、すぐに回答が得られるのも良い点です。

今後「クラウドサイン」をどのように活用していきたいですか。

Payroll Teamで抱えている目標「ペーパーレス化」を実現するためには、クラウドサインに切り替えることのできる書類が他にもあるかと思います。また、自社内だけではなく、健保組合や行政など、書類のやり取りをする相手側のペーパーレス化も、クラウドサインと一緒に協力して進めていけたら素敵だと思います。