請負契約書, 月101-500件, 不動産業

FAXした契約書をまたスキャンしてデータ化…そんな無駄な作業がなくなりました

株式会社明和住販流通センター
管理部管理課 主任 塩見 栄吉様

内装工事会社様と弊社担当者が取り交わす見積書・注文書をクラウドサインで電子化したところ、見違えるように業務が効率化し、紙の削減ができました

貴社の事業内容について教えてください。

弊社 株式会社明和住販流通センターは、1987年の設立から賃貸管理実績を積んできた東京の不動産会社です。

マンション開発・分譲・管理・賃貸仲介・売買仲介をするグループ会社と共に、本社のある世田谷を中心に総合的な不動産業を展開しており、おかげさまで管理戸数は1万戸にせまるまでに成長しました。

世田谷を地場に総合的な不動産業を展開する明和住販流通センター

どのような契約でクラウドサインをご利用いただいていますか。

主に、10社近くある内装工事を行う協力会社様との請負工事で利用させていただいています。

協力会社の各社様には、弊社が作成した見積もりフォームに従って見積を作成していただきます。その内容を弊社で確認の上、注文書としてクラウドサインで送信するという業務フローとなっています。

取引先様向けクラウドサイン案内文、見積書、内装工事請負契約条件書

クラウドサインをご検討いただいた経緯を教えてください。

これまでは、協力会社様への発注に際し、先ほどお見せした見積書や注文書をすべて紙で印刷し、FAXで送信したりスキャナーで取り込んでPDFでメール添付してやりとりした上で、最後に紙で保管していました。電子ファイルで作成した文書を、紙で印刷し、それをわざわざFAXやスキャナーでまた電子データに変換しているというのは、とても非効率だなと思っていました。

また、どの協力会社様に工事を発注したか、条件や金額を確認する際に、たくさんある紙のファイルから該当する注文書を探すのも面倒です。

そんなことを考えていたとき、取引先の一社からクラウドサインを使った契約締結を提案されたのです。そこで初めてクラウドサインを知りました。

受信者として、クラウドサインを利用されたのがきっかけだったわけですね。それまではこういった電子契約サービスはご存知なかったのでしょうか。

実は、クラウドサインを採用する半年前に、競合会社さんの電子契約サービスを検討していた経緯があり、勉強させていただいていました。当時はコスト面で採用には至らなかったのですが、その時に電子契約に対する理解を深めることができていたと思います。

クラウドサインは、まさにコスト面の課題もクリアできるサービスでしたので、私から上長にも相談しまして、比較的スムースに導入が決定しました。

株式会社明和住販流通センター 管理部管理課 主任 塩見 栄吉様

実際にご利用いただいてのご評価や感想をお聞かせください。

クラウドサインに変えて良かったなと思う点がいくつかあります。

まず目に見えて変わったのが、紙が減ったということです。先ほども申し上げましたように、契約書に押印が必要となると、FAXで送信したり、わざわざその契約書をまたスキャンしてメールしたりといったプロセスで、都度無駄な紙を発生させることになります。そうした無駄遣いがゼロになりました。

クラウドサインのおかげで契約書のファイル検索も簡単にでき、保管した書類を探す手間もなくなりました。紙の書類は自社で整理しておりまたので保管が不便でした。

期待以上に便利さを体感しているのが、開封確認の機能です。ごく稀に、注文書をFAX・eメールして発注したのですが協力会社様がそれを見落として発注ができていないというトラブルもありました。これを防ぐために、その都度FAXやeメールの着信確認を電話等でする必要がありましたが、そのような手間がなくなったのは非常に助かっております。

2018年の春より、「クラウドサインSCAN」というスキャン代行サービスも始めています。契約書に電子タグをつけて検索しやすくしたり、全文検索もできるよう開発中です。よろしければぜひご検討ください。

過去の契約書などの書類は、アルバイトを雇って一気に電子化し、専用ソフトウェアで閲覧できるようにしているのですが、検索は弱かったところなので、非常に魅力的ですね。

今後の活用プランもお聞かせいただけますでしょうか。

将来は、管理物件のオーナー様との媒介契約にも使えたら、と思っています。現状そこまで踏み切れていないのは、ご高齢のオーナー様など、メールや電子ファイルの取り扱いに些か不慣れな方もいらっしゃるという点があります。

管理物件数が1万戸になりますと、ほぼ同数のオーナー様に書類のやりとりをお願いしていることになります。また、オーナー様におかれましては平日はお仕事をされている方、夜遅くや日曜日でないとご連絡がつながらない方もいらっしゃいます。そのようなオーナー様におかれましてもクラウドサインをお使いいただけるようになれば、お互いのメリットになると思います。