エンターテインメント業, 請負契約書, 月501-1000件

会社の押印・稟議規程などを変更してでもクラウドサインを導入するメリットはある

株式会社スクウェア・エニックス
情報システム部 業務アプリケーション・グループ 山﨑 康平様・谷津 祥明様

「電子契約導入にはメリットはあってもデメリットはない、社内からも契約相手からも感謝される」それを信じ、年間数千件の契約の電子化を目指し奔走しました

貴社の事業内容について教えてください。

弊社はゲーム事業、出版事業、アミューズメント事業など、さまざまな事業を展開しています。
ゲームでは『ファイナルファンタジー』シリーズと『ドラゴンクエスト』シリーズという2大シリーズが知られていると思いますが、それ以外にも数多くの作品を全世界に向けてリリースしています。

どのような契約でクラウドサインをご利用いただいているのでしょうか?

主に個人の方との契約に利用しています。また、法人との契約であっても、電子での契約締結に同意いただける取引先との契約については、積極的に利用を推進しています。

まだ導入から1か月程度ですが、クラウドサインでの契約締結は150件を超えており、今後はますます増えると考えています。

クラウドサインの導入により、契約書の印刷、製本、送付等の事務作業に費やされていた時間や手間が大幅に短縮、軽減され、また契約締結までのスピードも格段に上がりました。

クラウドサインをご検討いただいた経緯を教えてください。

弊社では、年間で数千件の契約書を締結しています。そのため、印紙代・郵送代もそれなりの額となりますし、製本、捺印や契約書の送付といった、契約書の締結にかかる事務作業も膨大なものとなっており、また、事業部門では締結済の契約書の回収にも苦労していました。

クラウドサインの導入を検討したのは、契約書を電子的に締結することにより、これらの問題の解決がはかれるのではないかと考えたからです。

どのような手続きで導入を進められましたか?

クラウドサインを導入するためには、まず、社内規程を変更することが必要でした。押印や稟議の規程などを、電子契約にあわせた方法に変更しなければならない。そこが山でした。

情報システム部 業務アプリケーション・グループ 谷津 祥明様(左)・山﨑 康平様(右)

電子契約を導入したいけれど、紙の契約だけを前提とした社内規程を変えるのが一苦労で進まない、という企業は多くいらっしゃいます。御社のような大きな企業であればその苦労もひとしおだったことと思います。どうすればスムーズに導入できるのでしょうか?

「JUST DO IT(ジャスト・ドゥ・イット)」だと思います(笑)。

クラウドサインにはメリットはあってもデメリットはないと思います。ミニマムかつシンプルで使いやすい。しかも、印紙代・郵送代が節約できる。手間も軽減され、費用対効果は高い。コンセプトに反対する人はいませんでした。

問題は、誰が各関連部署との調整をし、管轄部署が異なる各規程の修正をするかという点でした。

弊社では法務部門が率先して動いたことで、社内規程の変更が比較的スムーズにいきました。最後は力技で押し切ることも大切かもしれません(笑)。

他社の電子契約サービスとも比較されたのでしょうか?

もちろん大手クラウド電子契約サービスなど複数社と比較をしました。他のサービスは高機能であっても、高額であったり、テスト環境が無かったりで、試してみるにはハードルが高く、それと比較すると、クラウドサインは事前にトライアルができ、また低価格で使用できるので安心でした。

また、弊社ではセキュリティを重視しており、重要な情報を取り扱うサービスについては二段階認証が必須となっています。クラウドサインで二段階認証がリリースされるタイミングだった、ということも決め手になりました。

具体的にはどのような点を評価いただいたのでしょうか?

クラウドサインのことは、法務部門がインターネットで情報を見つけて、使用してみることはできないかという相談が情報システムにきました。情報システム部で使用感を試してみたところ、個人的に過去に使用していた競合サービスと比較して、簡単で先進的だと思いました。

また、サポートをチャットで受けられるのでスピード感があり、試用段階で実装に向けて困ったときにチャットで相談したところ、すぐに改善アイディアを出してもらえたことで解決したことも評価のポイントでした。

導入を検討する中で、クラウドサインの営業担当の方に複数回来社いただきましたが、みなさんとても優秀で安心できる方ばかりでした。なるべく将来に期待できる会社と一緒に仕事をしていきたいと思っていますので、その点も大きかったですね。

実際に導入してみての感想ですが、メリットは「導入してすぐに本番運用ができた」という点ですね。通常扱う業務システムの多くは、導入後に追加開発や修正、使用者への説明などが必要なことが多いのですが、クラウドサインは追加開発の必要がなく、また社員にも契約相手にもわかりやすいユーザーインターフェースのため、簡単なマニュアルを準備するだけで十分でした。社内向けの説明会も実施しましたが、1回15分程度の簡単な説明ですみました。

今後のご要望や活用プランをお聞かせください。

海外との契約のやりとりにあたって英語のインターフェイスはあるものの、英語での説明がないので、そのあたりは充実させていただきたいですね。社内からの要望も高いので。

今後ですが、どんなに電子契約が便利であっても、紙の契約書がなくなることはありませんので、そういった契約書の保管も含め、一貫して管理できるようにBox連携など、いろいろとある機能も検討して活用していきたいと思っています。