インターネット業, 秘密保持契約書, 雇用契約書, 月11-50件, 業務委託契約書

クラウドサインを選んだ決め手は、企業としての永続性です

株式会社マネーフォワード
取締役執行役員 管理本部本部長 坂 裕和様
管理部 総務グループ 植村 梨絵様

導入に踏み切るのが心配であれば、弊社のように、NDA(秘密保持契約)から移行してはいかがでしょうか

貴社の事業内容について教えてください。

主に2種類の事業を推進しています。ひとつはB2Cの領域で、自動家計簿・資産管理サービス「マネーフォワード」です。2018年5月現在、利用者数は650万人を突破しております。昨年より、「しらたま」というおつり貯金アプリも展開をはじめました。

人生を楽しむ貯金アプリ しらたま

もうひとつがB2Bの領域で、「MFクラウドシリーズ」です。会計、確定申告、給与、請求書、経費、マイナンバーといったクラウド型バックオフィス向けサービスをご提供しています。

クラウドサインを導入するきっかけは、どのようなものだったのでしょうか。

MFクラウドシリーズをご契約いただいているお客様には、先進的な税理士の先生が多くいらっしゃいます。そんな先生方から「契約は紙ではなく、クラウドサインで締結できないか?」というご要望を当社にいただいたのが、検討することになった直接のきっかけです。

クラウドサインはご存知でしたか?

知ってはいました。なぜ、利用していなかったのかというと、当社の取引先には金融機関のお客様も多いためです。特に大手の金融機関は「契約はやっぱり紙とハンコで」という企業も多いのが実態です。クラウドサインを導入してもなかなか活用できないのでは?と考えていました。

そんな折、先ほどお話ししたように税理士の先生方からのご要望があり、あわせて、2017年に開催した「MFクラウドEXPO」に弁護士ドットコムさんに出展していただいていたのをきっかけに、営業の方に弊社に来ていただいて、採用を決定しました。

導入は部門ごとに段階的に進められたのでしょうか?

いえ、全社一斉に導入しました。具体的には、2017年12月に開催されたクラウドサインのセミナーに参加し、運用方法を勉強することから取り組みました。

導入にあたってはまず、決裁のためのワークフローのルールをどうするか、ということから着手し、社内への通知のタイミングと方法を考え、すべてが決定したところでスタートさせました。準備期間は約1か月ほどです。

取締役執行役員 管理本部本部長 坂 裕和様(左)、管理部 総務グループ 植村 梨絵様(右)

導入はスムーズでしたか?

当社内では、クラウドサインで電子署名をする前に、まず、ワークフローでの申請が必要です。申請された案件は私たち管理本部で契約内容を確認し、決裁者が決裁します。決裁が通ったのを確認し、管理本部でクラウドサインにより電子署名をする、という流れです。

クラウドサインの導入前は、ワークフローでの承認後に契約書を紙の申請書で回していました。その紙がクラウドサインに変わっただけなので、大きな混乱はありませんでした。

社内からの問い合わせについても、私がわからない場合は、クラウドサインのサポートの方にチャットで問い合わせてすぐに教えていただけます。

導入なさってみて、実際に得られた効果・メリットについて教えてください。

紙ならではの運用の手間、印紙代、保管場所が削減できたことですね。紙をプリントアウトして製本して押印して印紙を貼ってファイリングして、とやっていたのが一瞬で完了するのは圧倒的なメリットです。

また、紙の契約書だと後で見たいとなっても簡単ではありません。それがクラウド上ですぐに探せるようになったことも助かっています。

また、紙の契約書に押印する場合、ワークフローの申請者と製本者が異なるため、プリントアウトしたものがワークフローで決裁したものと同一かをチェックしていましたが、クラウドサインではワークフローで決裁されたファイルを管理本部で送るため、取り違えるリスクが格段に低いので、そのチェックも不要になりました。

印紙代も、およそ7割は削減できました。

他に比較検討したサービスはありましたか?

他社のサービスは前工程、すなわち契約書を作るプロセスの効率化に注力していましたが、我々にとっては後工程の押印コストや印紙代の削減、事務負担の軽減、そしてツールとしての使いやすさが重要でした。そこが優れていたのがクラウドサインだったのです。

そして、決め手は企業としての信用性です。クラウドサービスは、会社が倒産してしまうとデータがすべて消えてしまう可能性もあります。「この会社は本当に長期的に信用できるのか?」と考えた時に、弁護士ドットコムさんがもっとも信用できたんです。上場企業であるだけでなく、弁護士の方が立ち上げられた企業という点で、法律・コンプライアンスの面で圧倒的な安心感があります。

サービス自体の普及も急速に進んでいると聞いています。クラウドサインによる契約の締結が一般的なものになれば、裁判所も証拠として認定してくれやすくなるでしょう。そのためには利用者数がどれだけ広がっているかも重要です。その点もクラウドサインが良いと思ったポイントです。

導入を検討している企業へのアドバイスをお願いします。

クラウドサインをなかなか導入できない理由の一つは、やはり紙とハンコでなくて大丈夫か?という不安があるからだと思います。それは、当社の事業部門でも同様だったため、NDA(秘密保持契約)や雇用契約などの比較的問題が生じにくい契約からクラウドサインに移行しています。

そのように、リスクに合わせて電子契約と紙の契約書を使い分けるというのもよいかもしれません。

今後の活用の構想をお聞かせください。

クラウドサインの導入事例を読ませていただくと、社員からの誓約書もクラウドサインで行っていらっしゃるという会社があります。当社でも雇用契約はクラウドサインで締結していますが、入社時の誓約書は書面でもらっており、紙での運用が残っている部分があるので、誓約書もクラウドサインにすることを検討しています。

他にも使える場面があれば積極的に活用したいと考えています。