秘密保持契約書, 教育業, 月101-500件, 業務委託契約書

外国語UI・一括送信・スマホ対応により、100件超の講師契約締結がスムーズに

株式会社グロービス
ファカルティ本部 エキスパートマネージャー 坂東詩織様
ファカルティ本部 シニアエキスパート 朝香美有紀様
ファカルティ本部 ファカルティオフィス 市原由佳様

大半の契約が、数日〜1週間で締結完了。スマートフォンで契約が締結できる点も好評です

御社では社会人向けのスクールを運営されているほか、グループには学校法人もあります。どういった事業を展開されているのか、簡単に教えていただけますか。

坂東様
グロービスは、学校法人グロービス経営大学院と、株式会社グロービスが運営するマネジメント・スクールおよびエグゼクティブ・スクール、企業向けの研修事業を行っています。経営を学ぶグロービス経営大学院では、MBAの取得を目的とした2年間のカリキュラムを提供しています。個人で学ばれている方や企業から幹部候補として学びに来られている方など、現在の在学生は2000人以上です。

また、株式会社グロービスにおいても、数多くの受講生が日々学ばれています。それに対して、講師は外部からお呼びしている方が数百人います。教材は講師と共同で開発したり、当社が独自に開発したりして、講師それぞれの専門領域を活かしたカリキュラムづくりをしています。

そのなかでクラウドサインはどういった形で使われていますか。

坂東様
主に講師の方との講師業務委託契約で利用しています。弊社は業態が複数あるため、マネジメント・スクール、エグゼクティブ・スクール、企業研修、グロービス経営大学院とそれぞれに契約書があり、少なくとも1つ、複数の業態で教えている方は、複数の契約を結ぶ必要があります。

また外国人の講師もいまして、日本語だけでなく英語の契約書も必要になりますから、契約書はいくつかのパターンをテンプレートで用意しています。こうした講師業務委託契約は、講師になっていただく初年度に結ぶもので、年間で40〜50件くらい発生します。

今年度以降、新たに担当いただく講師の方とはクラウドサインで電子契約を結ぶ形にしています。また講師契約は1年ごとに更新が必要なものもあり、これは毎年100〜130件ほどあります。講師の方は年々増えていますので、契約数も今後増えていくことになると考えています。

グロービスのエントランスホール

そうすると毎年百数十件もの契約を、短期間で取り交わさなければいけないわけですね。

坂東様
そうです。これまでは毎年、印刷した大量の書類を会議室に並べて、担当者10人ほどが集まっていっせいに製本して、ハンコを押していく、というようなことをやっていました。2016年にはすでに100件を超えていましたから、その頃からもうそろそろ人力でやるのは限界なのでは、といった話があって、電子契約を検討し始めたんです。

クラウドサイン以外のサービスも検討されましたか。

朝香様
特に使いやすさの面で、クラウドサインの方がシンプルでわかりやすかったのが決め手の1つになりました。元々は毎年更新しなければならない100件以上の契約書作成をなんとかしたい、というところが目的でしたから、それを簡単にこなせる使いやすさは一番大きなポイントだったんです。

使用開始は2018年5月。テストを兼ねて個人の講師の方との契約に使用して問題ないことを確認してから、翌月に130件ほどの契約書の一括送信に利用しました。

クラウドサインの導入後、改めて気がついた便利なところはありますか。

市原様
私は今年初めて契約書作成を担当しました。契約書内で相手方にテキスト入力してもらう箇所をドラッグ操作とクリックで指定できる、というのはすごくやりやすかったですね。

当社ではリモートワークも推進しています。扱いやすいユーザーインターフェースとデザインで、社内での契約書確認のフローが社外からでもかんたんに行えるのも良かったと思います。

坂東様
何時何分に誰がフローの承認をしたか、いつ相手方と契約を取り交わしたか、という履歴が残ることや、クラウドサイン上で誰と契約が完了していて、誰との契約が未完了かをすぐに確認できるようになっているのもうれしいですね。

紙で契約していたときは承認フローのなかでいつ誰が確認したかがわからないので、少し不安もありました。今は誰が実際に契約書を送信したのかもわかりますし、これまで別のリストで管理していたような情報もクラウドサインの中で完結できるようになったのも利点です。担当を引き継ぐときにも楽になりますよね。

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グロービスはプロバスケットボール Bリーグ2部の「茨城ロボッツ」の経営にも関わるなど、スポーツを通じた社会貢献活動も行っている

講師の方からクラウドサインの使い勝手について感想をもらうようなことはありましたか。

坂東様
スマートフォンでも契約書を確認できるということで、すごく評判が良かったです。そのせいか今回、講師の方にはかなり早く対応していただけました。6割くらいの方とは即日から1週間以内に契約を締結できましたし、それ以外の方とも長い期間をかけることなく全員とスムーズに契約を交わすことができました。クラウドサインだとリマインドボタンがあるので、これをピッと押すだけで改めて連絡できるのも便利でしたね。

これまでは、みんなで頑張って紙の契約書を用意して送付したのに、1カ月や2カ月、ひどいときには半年たっても返送されてこないことがあって、催促するのも大変でした。その間に相手方が書類をなくしてしまって、送り直してほしいとか……。

以前の紙で契約していた頃と比べて、コスト面ではどれくらい変わったと感じますか。

朝香様
一度計算してみたところ、印紙代や郵送費用で少なくとも年間50万円くらいはかかっていたんですけども、それが今年は3分の1以下になりましたので、かなりコスト削減効果は高かったですね。あとは目に見えないコストとして、人件費。担当した10人前後の数時間分の作業ですとか、郵送した後のリマインドなどの対応にかかる手間もありますので、それがほとんどなくなったのは大きいですよね。

外国人講師のために日本語だけでなく英語の契約書も作成されているとのことでしたが、英語で契約を結ぶにあたってクラウドサイン上で不都合などはありませんでしたか。

市原様
英語でも特に日本語と変わらず使えています。契約書がドラフトの時点から講師の方とは連絡を密に取って内容の確認をしてもらっていますし、最後の契約を取り交わす段階ではこちらは送信するだけで済みます。あらかじめ入力してある英語のメッセージとともに送られますので、コミュニケーション上も全く問題ないですね。

今後、すでに紙書類で契約済みの講師の方についても電子契約に切り替えていく予定はありますか。

坂東様
当面は棚を占有している紙の契約書を減らすために、スキャンして電子化したものをクラウドサインにアップロードして管理することを検討しています。最初に結んだ業務委託契約については期限がないので、わざわざ同じ内容で電子契約し直す必要も特にないんです。ただ、何年かに一度は契約内容の見直しをしていますので、できればそのタイミングで完全にクラウドサインに切り替えられればと考えています。

その他の場面でもクラウドサインは使えそうでしょうか。

坂東様
教材開発の際にも活用したいと思っています。教材の中で紹介する企業へのインタビュー内容については、著作権等の知的財産に関わる部分もありますので、そうした点をクリアにするための契約書ですね。さまざまな契約書がまだ他にもありますので、それらもできるだけ電子に切り替えていければと考えています。

講師の方との業務委託契約は電子でも受け入れられやすいので、問題はないでしょう。一方、教材用のインタビュー相手となる大手の企業様だとまだ紙の書類が主流のところもあります。

グロービス経営大学院で学ぶ人たちが利用可能な図書室

グロービス経営大学院で学ぶ本科生たちが利用可能な図書室

社会的に、働き方改革の一環として、大人の学び直しやリカレント教育といったものにも注目が集まりつつあります。

坂東様
そういうこともあって、学ばれる方がどんどん増えていっています。それに伴い講師の方も増えているので、これからも契約数は増加することになると思いますね。あとは人事部門でも、従業員との間で取り交わす誓約書のようなところで使っていきたい意向があると聞いています。

最後に、クラウドサインに対して要望などはありますか。

坂東様
実際の印影を取り込んで、それを契約書類に使えるようになればいいな、と思っています。それと、テンプレートも相手方に合わせてもっと細かく変えやすい仕組みがあれば。

朝香様
それに関連したところでいうと、当社と相手方の双方で契約書を編集できるような機能があるといいですね。相手方が修正を求めてきたときに、その修正が必要な箇所とコメントを記入して互いにやりとりするようなことができればすごく便利になるのでは、と思います。