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法務の業務効率化事例 – 電子契約で負担軽減

株式会社エニグモ
コーポレートオペレーション本部 法務グループ 望月慶太様

取引先からの返信が早く、安全性も担保できるように。「管理のためだけ」の作業がなくなった

「BUYMA(バイマ)」の運営元として知られるエニグモ様ですが、そのBUYMAについて改めて教えていただけますか。

エニグモは、海外在住のパーソナルショッパーの方が現地で見つけたファッション関連の商品を、日本のユーザーの方に販売するプラットフォーム「BUYMA」を提供している会社です。それに加えて、世界中のリアルなトレンドがわかる女性のためのファッションメディア「スタイルハウス」の運営も行っています。

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最初のうちは、BUYMAには海外在住の個人やセミプロのパーソナルショッパーに参加していただき、その後、商品点数を増やすために法人の方にも加わっていただきました。他の一般的なオークションサービスとは違って、プロフェッショナルな商品仕入れのパーソナルショッパーが多数参加しているのが、他のサービスにはない特徴となっています。

2019年からは「Speciality Market Place」として競合他社との差別化を図るとともに、BtoCやCtoCという概念にとらわれず、パーソナルショッパーとなる方々が全員活躍できるようなマーケットプレイスを目指しています。コンセプトは「世界を変える、新しい流れを。」というものでして、BUYMAで流通の形を変え、世界を丸ごと変えていく。この「世界を変える」という言葉には、「世界中から買える」という意味も含まれています。

株式会社エニグモ コーポレートオペレーション本部 法務グループ 望月慶太様

株式会社エニグモ コーポレートオペレーション本部 法務グループ 望月慶太様

貴社がクラウドサインを導入することになったきっかけを教えてください。

私自身、入社後しばらくは経理を担当していたのですが、次第に法務を中心に担当するようになってきました。ちょうどそのタイミングで、法務担当者界隈で話題になっていたクラウドサインのことを知ったんです。

法務の人手は簡単に増やせませんが、仕事やプロジェクトの量はどんどん増えていく。そうすると契約書のファイリングや記録など、管理までは手が回らなくなくなっていくだろう。それが導入を決意するきっかけになりました。

業務効率化を目的に導入されたわけですね。現在はどの部分でクラウドサインを利用されていますか。

1つは、パーソナルショッパーとの特別なキャンペーン施策における契約です。2年ほど前からパーソナルショッパーに品ぞろえ提案をしたり、キャンペーンを提案したりといった施策を展開しているのですが、そういった形で個別に取り組みさせていただくケースが増えてきました。

また、スタイルハウスの記事を執筆していただくライターの方との寄稿契約、その他企業との取引契約、業務委託契約、NDAでも活用しています。

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実際に導入してみていかがですか。

何よりも、契約の締結完了とともに契約書自体の管理も同時にできるので、「管理のためだけ」の作業をなくすことができたのが大きいですね。

紙書類で契約を締結していた際、契約1件1件にかかる作業はそれほど時間のかかるものではなくても、他の業務中に細々と差し込まれるのは心理的負担も少なくありません。クラウドサインにしてからは手間がかからないので、事業部が担当していた契約書の送付などもすべて法務でできるようになり、事業部の負担を減らすことにもつながりました。

また、パーソナルショッパーやライターの方のなかには、どうしても契約という手続きに慣れていない方もいらっしゃいます。従来は契約書のやりとりをメールベースでやっていたのですが、返送されてくる契約書の形式が期待していたものと違っていたり、印鑑を押すのに失敗されたり、非効率なところが多くありました。

クラウドサインはスマートフォンでも利用できるので、契約に不慣れな方たちの負担も少なく、今のところ「使い方がわからない」という問い合わせは事業部からも取引先からも1つも来ていません。画面をみればだいたい操作がわかるので、誰でも簡単にできるのではないでしょうか。契約書をクラウドサイン上で送信すると、次の瞬間に戻ってくるほど反応も早いですし、電子署名で技術的に安全性を担保できます。

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導入前に他のサービスと比較はされましたか。

契約手続きのなかで、どこまでを電子化するかも課題の1つでした。契約書の最初の作成から電子化するのか、それとも契約締結と管理の部分だけに特化するか。我々としては、一番導入しやすくかつ重要な「締結と管理」に絞ることにしました。

そうしてさまざまな電子契約サービスを検討すると、クラウド型電子契約としての基本機能に定評のあるものがクラウドサインとあと1つでした。残るは、使いやすさとコストの問題です。

一方のサービスは契約書を「フォルダ」の概念で管理するもの。対してクラウドサインは「タグ」や「ラベル」の概念で管理する方式です。好みにもよると思いますが、ラベルによる管理はGmailなどで一般的になり、他の従業員にとっても受け入れられやすくなりました。フォルダをいちいち開くより、キーワードで検索した方が早いでしょう。こうしたユーザーインターフェースの先進性や使い勝手も、クラウドサインの強みだと思います。

またクラウドサインは契約締結数だけで料金が決まるため、将来コストを予測しやすいのもメリットでした。

今後クラウドサインの利用範囲を広げていく予定は?

まだ人事と調整しているところですが、導入前に考えていた最初のターゲットは当社の社員やアルバイトの雇用契約でした。エンジニアですと業務委託契約を結ぶケースもあります。月1回ペースで更新契約があったりすると、かなりボリュームがありますのでここでも利用できればいいかもしれません。

パーソナルショッパーとのキャンペーン施策も今後増やしていくつもりです。そういったことも含めて、導入当初から将来を見据えてクラウドサインにしたところもありますから、細かい部分でもこれからどんどん使っていければよいなと思います。