コンサルティング業, 雇用契約書, 月51-100件

他社電子契約サービスから乗り換え、作業時間・待ち時間・コストが半分以下に

RIZAP株式会社 人事部 部長 葛西真嗣様
RIZAPグループ株式会社 管理本部 妹尾美奈子様

残業もコストも減って、すごくいいものを見つけちゃった気分。

RIZAPといえば、著名人が肉体改造したビフォー・アフターのインパクトある映像でおなじみですね。RIZAPという企業について改めて簡単に教えていただけますか。

葛西様
ご存じのとおり、RIZAPはマンツーマンのプライベートジムとして知られていますが、そのRIZAP関連事業として、「RIZAP GOLF」「RIZAP KIDS」、複数名でおこなう「マッスルスタジオ EXPA」などのブランドを運営する事業会社がRIZAP株式会社です。これとは別に英語学習のRIZAP ENGLISH株式会社もあり、それらを傘下に置く持ち株会社がRIZAPグループ株式会社となっています。現在はこの3社の人事部門で、雇用契約をメインにクラウドサインを利用しています。

RIZAP株式会社 人事部 部長 葛西真嗣様

RIZAP株式会社 人事部 部長 葛西真嗣様

以前は他社の電子契約サービスを利用されていたと伺っています。

葛西様
たしかに使っていました。ただ、そのわりには大変な手間と時間がかかっていたんです。社内では「そういうものなんだ」と納得しかけていましたが、そのうち我慢ならなくなった担当者が「他のシステムも探したい」ということで、代替となる他の電子契約サービスの検討を始めました。

採用が活発な時期は、中途入社のトレーナーや総合職は1カ月間に数十名ずつ、新卒も180名以上採用し、短期間に雇用契約書を大量にやりとりする必要がありました。以前のシステムでは契約書を作成するだけで1日が終わってしまうほどでした。

妹尾様
当社は事業ごとの雇用形態のパターンが多く、事前にシステムに登録しておいた契約書のテンプレートを頻繁に変更する必要があるんです。

最初のシステムではその変更手続きに1週間かかったり、大量の契約書をすぐに一括送信できなかったので1つ1つ手作業で送ったりと、柔軟性に欠けていたんですね。結局、紙の書類を作るのと比べて期待していたほど手間が減らず効率化できないため、2018年4月に導入した旧システムから、2019年4月にはクラウドサインに切り替えました。

最初のシステムで少しつまずいてしまわれたとなると、クラウドサインに乗り換える際にはよほど慎重になったのではないかと思いますが。

妹尾様
そうですね、電子契約の仕組みを変えるにあたっては、あらかじめ要望を明確にすることにしました。そうしたところ、

  1. リーズナブルなコスト
  2. 一括で作成・送信できる
  3. 契約書の締結状態がひと目でわかる
  4. 契約書の検索がスムーズ
  5. テンプレートの編集がフレキシブル
  6. 契約書を受け取った側がわかりやすい
  7. 契約書を管理できる

この7点に整理できました。

複数のシステムを比較したところ、クラウドサインはそのうち「契約書を管理できる」で「△」だった以外は、すべて「」でした。

契約書の管理が「△」になった理由は、書類1つ1つに情報をタグで追加していく必要があり、それが現状では手作業になる点です。

RIZAPグループ株式会社 管理本部 妹尾美奈子様

RIZAPグループ株式会社 管理本部 妹尾美奈子様

クラウドサインの導入後、その使い勝手や印象はいかがでしたか。

妹尾様
弁護士ドットコムが、当社のことを理解していただけたのが大きいと思います。

口頭での説明やメールも丁寧に、素早く対応していただけましたし、クラウドサインの機能面もシンプルながら重要なポイントを押さえているので、「よし、このシステムならいける」という判断がしやすかったですね。悩む場所がほとんどありませんでした。

採用については、中途採用も継続して展開しています。雇用契約や処遇改定時の条件通知書、数百名在籍している契約社員やパート社員の方の契約更新にもクラウドサインを利用しています。現在はトータルで年間1,000件近い数の契約書類をやりとりしています。

以前は契約書類絡みの仕事で毎日夜中まで残業することもありましたが、今は確実に労働時間が減って、契約書類にかかわる作業は半分以下になりました。コストも全体的にはおおよそ半減しています。

葛西様
最近では組織の変更や人事制度の改定にともなって人事評価の項目を変えたりなど、1人1人の属性や処遇を再確認する必要が出てきました。組織としての成長や変化のスピードが早く、それらの手続きで契約書類に変更が生じる場合でも、クラウドサインにしたことで楽に対応できるようになりました。

残業時間は本当に少なくなりましたよ。残業時間が減るなら、システム運用にかかるコストは多少上がってもいいかなと思っていたくらいです。そうしたら結果的に費用も抑えられることがわかって、すごくいいものを見つけちゃった、という気分です(笑)。ちゃんと探せば身の丈に合ったものが見つかるんだなと思いましたね。

契約相手とのやりとりに何か変化はありましたか。

妹尾様
以前のシステムでは契約書を送信しても、相手からの反応はしばらく経たないとありませんでした。

ところが、クラウドサインだと一括送信してから5分もすれば承認完了の通知が何通も届きます。個人的な想像としては、クラウドサインは受け取る側も見やすく、わかりやすく、どのボタンを押せばいいのかすぐわかるのがいいんだと思います。

紙の書類のときは多くの社員に一斉に送付する場合に、社員の所属店舗と送付先の住所を1名ずつ確認する手間も発生していたわけですが、クラウドサインでは変わることの少ないメールアドレスに確実に契約書を送れるのもメリットですね。

クラウドサインで最も便利に感じている機能はあれば教えてください。

妹尾様
契約書を一括送信した後、未締結者にだけ一括リマインドできる機能、あれは便利ですね。

それとテンプレートの一部の内容をすぐに差し替えられるところ。書類の内容に一部変更があった場合、ファイル変更からすぐにテンプレートを差し替えることができます。また、もともと設置していた入力欄の位置もそのままなので、柔軟に、その内容を素早く反映させることができています

反対にクラウドサインについての不満や要望はないでしょうか。

妹尾様
契約書類内に設けられる入力欄の高さが大きくて、複雑な内容をコンパクトに1枚で収めようと思っても複数枚にまたがってしまうことがあります。そうすると一括送信しようと思っても手作業で1枚ずつ作っていく必要があるので、この点が改善されるとうれしいですね。

今後クラウドサインを他の業務に活用していく計画はありますか。あるいはクラウドサインに期待していることがありましたら。

妹尾様
いずれはあらゆる契約書をクラウドサインにしたいとは思っています。誓約書や個人情報保護に関する同意書など、社内用の手続き書類もクラウドサインを使ってやりとりできないか検討しているところです。

期待というところでは、当社には合理的なデジタル化が進んでいない部署もまだまだあります。そういった部分で、会社同士で課題を共有して改善のための方法を話し合って提案していただくなど、パートナー同士のような関係性でお力添えいただけるとすごくありがたいですね。

葛西様
一度システムを使いはじめると「こういうものなんだ」と思って、どうしても視野が狭くなってしまいがちなんです。ですので、もっと上手に使いこなす方法や、他社の活用事例にヒントを得た新たな使い方など、掘り起こしていただくようなご提案があると助かりますね。